Política Tratamiento de la Información Personal

1. Responsable del Tratamiento

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de TITADSU S.A.S , considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales

TITADSU S.A.S.; sociedad con domicilio en la Calle 80 N. 69 – 70 Parque Empresarial Prosegur Unidad 19 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. Correo electrónico gerencia_colombia@titadsu.com, teléfono (+571) 7044545, WhatsApp (+57) 3135173183.

3. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. Tratamiento

TITADSU S.A.S., realiza el tratamiento de Datos Personales en ejercicio propio de sus funciones legales y para el efecto no requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Sin embargo, cuando no corresponda a sus funciones deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales. Adicionalmente, se establecen los siguientes lineamientos para el tratamiento de Datos personales:

• TITADSU S.A.S. no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.
• El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas de Tratamiento de la información.
• TITADSU S.A.S., suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.
• LA EMPRESA podrá intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o publicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.
• Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
• Cuando finalice alguna de las labores de tratamiento de Datos Personales por los Colaboradores, contratistas o Encargados del tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con TITADSU S.A.S. éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
• TITADSU S.A.S., divulgará las políticas y procedimientos en sus colaboradores, contratistas y terceros encargados del tratamiento las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de Datos Personales mediante campañas y actividades de orden pedagógico.

5. Derechos de los Titulares

La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Adicionalmente, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

Dando cumplimiento al Decreto 1581: 2012, Indicamos que toda información será recibida, salvaguardada y manejada en las Bases de datos almacenadas en el Servidor propio de TITADSU S.A.S., cuyo acceso será restringido. Todo el personal que visite o trabaje en las instalaciones de TITADSU S.A.S., podrá ser Grabado y monitoreado por su seguridad.

6. Tratamiento de datos personales de naturaleza Sensible

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas / filosóficas, pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos, salud, vida sexual y datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, TITADSU S.A.S., deberá informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento e, informar al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

TITADSU S.A.S. reconoce que el tratamiento de datos está prohibido, salvo excepciones legales. En cumplimiento de su realidad operativa, la organización recolecta:

• Datos Biométricos: Registros de huella dactilar y fotografía para el control de acceso y gestión de identidad.
• Registros de Videovigilancia: Todo el personal que visite o trabaje en las instalaciones podrá ser grabado y monitoreado por motivos de seguridad y vigilancia.
• Datos de Salud: Información necesaria para el cumplimiento de normativas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), gestión de incapacidades o emergencias sanitarias.

Garantías: En el tratamiento de estos datos, TITADSU S.A.S. informa al Titular que no está obligado a autorizar su tratamiento por tratarse de datos sensibles. Ninguna actividad comercial o contractual podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles, a menos que exista un mandato legal.

7. Tratamiento de datos personales de Niños, Niñas y Adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, TITADSU S.A.S., sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, TITADSU S.A.S., deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Es tarea del Estado Colombiano y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

8. Responsable del Tratamiento

Se ha definido al Gerente de oficina como la persona responsable de la implementación, desarrollo y aplicación de esta política. A su vez, también se ha definido como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

9. Términos y Condiciones de uso de la página Web

La página Web de TITADSU S.A.S. tiene como función principal proveer información relativa de sus productos y servicios.

TITADSU S.A.S. solicita al visitante y al usuario de esta página, que lean detallada y juiciosamente estas condiciones, antes de iniciar su exploración o utilización, y en caso de no estar de acuerdo con estas condiciones o con cualquier disposición de la política de privacidad, le sugerimos que se abstenga de acceder o navegar por la página Web de nuestra compañía.

Cuando un usuario accede a la página Web de TITADSU S.A.S. lo hace bajo su total responsabilidad y, por tanto, acepta plenamente y sin reservas el contenido de los términos y condiciones de uso de la página Web de la empresa. TITADSU S.A.S se reserva, en todos los sentidos, el derecho de actualizar y modificar en cualquier momento y, de cualquier forma, de manera unilateral y sin previo aviso, las presentes condiciones de uso y los contenidos de la página.

La prestación del servicio de la página de TITADSU S.A.A es de carácter libre y gratuito para los usuarios y se rige por los términos y condiciones que se incluyen a continuación, los cuales se entienden como conocidos y aceptados por los usuarios del sitio:

Esta página de Internet y su contenido, incluyendo los textos e imágenes de la compañía, productos o servicios ofrecidos por la misma, son propiedad DE TITADSU. Está prohibida su reproducción total o parcial, su traducción, inclusión, transmisión, almacenamiento o acceso a través de medios analógicos, digitales o de cualquier otro sistema o tecnología creada, sin autorización previa y escrita de TITADSU S.A.S.

Los usuarios pueden recuperar, exhibir, imprimir, copiar o descargar cualquier material de este sitio exclusivamente para uso personal y no comercial, siempre y cuando se haga expresa mención de la propiedad en cabeza de TITADSU S.A.S.

Con respecto a los contenidos que aparecen en la página Web de TITADSU S.A.S. se obliga a:

• Usar los contenidos de forma diligente, correcta y lícita.
• No suprimir, eludir, o manipular el copyright (derechos de autor) y demás datos que identifican los derechos de TITADSU S.A.S.
• No emplear los contenidos y, en particular, la información de cualquier otra clase obtenida a través de TITADSU S.A.S o de los servicios, para emitir publicidad no autorizada.

TITADSU S.A.S. no será responsable por el uso indebido que hagan los usuarios del contenido de su página Web.

El visitante o usuario de la página Web se hará responsable por cualquier uso indebido, ilícito o anormal que haga de los contenidos, información o servicios de la página Web de TITADSU S.A.S. El visitante o usuario del sitio, directa o por interpuesta persona, no atentará de ninguna manera contra la página TITADSU S.A.S., contra su plataforma tecnológica, contra sus sistemas de información ni tampoco interferirá en su normal funcionamiento.

El visitante o el usuario del sitio, no alterará, bloqueará o realizará cualquier otro acto que impida mostrar o acceder a cualquier contenido, información o servicios del sitio Web de TITADSU S.A.S. o que estén incorporados en las páginas Web vinculadas a TITADSU S.A.S.

El visitante o el usuario de la página Web de TITADSU S.A.S. no enviará o transmitirá en este sitio Web o hacia el mismo, a otros usuarios o a cualquier persona, cualquier información de alcance obsceno, difamatorio, injuriante, calumniante o discriminatorio contra de TITADSU S.A.S., contra sus funcionarios o contra los responsables de la administración de la página Web.

El visitante o el usuario de la página Web de TITADSU S.A.S., no incurrirá en y desde el mismo, en conductas ilícitas como daños o ataques informáticos, interceptación de comunicaciones, infracciones al derecho de autor, uso no autorizado de terminales, usurpación de identidad, revelación de secretos o falsedad en los documentos.

TITADSU S.A.S. se compromete a salvaguardar la privacidad de la información personal del Usuario obtenida a través de la página Web de la empresa, para lo cual adopta unos acuerdos de confidencialidad.

Se entiende por información personal aquella suministrada por el Usuario para el registro, la cual incluye datos como nombre, empresa, identificación de la persona y de la empresa, país, dirección, correo electrónico y teléfono.

El Usuario reconoce que el ingreso de información personal, lo realiza de manera voluntaria y ante la solicitud de requerimientos específicos por TITADSU S.A.S. para realizar un trámite, presentar una queja o reclamo, o para acceder a los mecanismos interactivos.

Con ocasión de un trámite o servicio desarrollado por medios Electrónicos, la Empresa podrá solicitar información a los Usuarios del Sitio Web y la tratara con todas las garantías legales y de seguridad que impone la Constitución Política, las normas aplicables a la protección de datos de carácter personal y demás normas concordantes. La solicitud de información se hace siempre para que el Usuario la suministre de manera voluntaria.

TITADSU S.A.S. se compromete a no ceder, vender, ni a compartir los datos recibidos en el Sitio Web con terceros sin su aprobación expresa. Las entidades adscritas no se considerarán terceros para estos efectos. Así mismo, TITADSU S.A.S. cancelará o rectificará los datos cuando resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para su finalidad.

La página Web puede ofrecer hipervínculos o acceso a páginas Web y contenidos de otras personas o entidades, con el propósito de informar al Usuario sobre la existencia de otras fuentes susceptibles de ampliar los contenidos que ésta ofrece, o que guardan relación con aquéllos. TITADSU S.A.S. no controla, refrenda ni garantiza el contenido incluido en dichos sitios, tampoco se responsabiliza del funcionamiento o accesibilidad de las páginas Web vinculadas; ni sugiere, invita o recomienda la visita a las mismas, por lo que tampoco será responsable del resultado obtenido.

El Usuario acepta que TITADSU S.A.S. no es responsable de ningún contenido, enlace asociado, recurso o servicio relacionado con el sitio de un tercero. Asimismo, el Usuario acepta que TITADSU S.A.S. no será responsable de ninguna pérdida o daño de cualquier tipo que se derive del uso que se realice de los contenidos de un tercero.

TITADSU S.A.S. no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema en cualquiera de los menús de su página Web.

Igualmente, TITADSU S.A.S. no podrá garantizar la disponibilidad de los servicios en línea y de la información que los usuarios requieran en determinado momento. Tampoco incurrirá en responsabilidad con el usuario o terceros, cuando su página Web no se encuentre disponible.

TITADSU S.A.S. no responderá en ningún caso y bajo ninguna circunstancia, por los ataques o incidentes contra la seguridad de su página Web o contra sus sistemas de información; o por cualquier exposición o acceso no autorizado, fraudulento o ilícito a su página Web y que puedan afectar la confidencialidad, integridad o autenticidad de la información publicada o asociada con los contenidos y servicios que se ofrecen en ella.

Debido a que en la actualidad los medios técnicos no permiten garantizar la absoluta falta de injerencia de la acción de terceras personas en las páginas Web, TITADSU S.A.S. de ninguna manera asegura la exactitud y/o veracidad de todo o parte de la información contenida en su página, ni su actualización, ni que dicha información haya sido alterada o modificada en todo o en parte, luego de haber sido publicada en la página, ni cualquier otro aspecto o característica de lo publicado en el sitio o en los enlaces, respectivamente.

TITADSU S.A.S. no controla ni garantiza la ausencia de virus ni de otros elementos en los contenidos que puedan producir alteraciones en su sistema informático (software y hardware) o en los documentos electrónicos y ficheros almacenados en su sistema informático.

El usuario no podrá manifestar ante TITADSU S.A.S. o ante una autoridad judicial o administrativa, la aplicación de condición, norma o convenio que no esté expresamente incorporado en las presentes condiciones de uso.

Estas condiciones serán gobernadas por las leyes de la República de Colombia, en los aspectos que no estén expresamente regulados en ellas.

Si cualquier disposición de estas condiciones pierde validez o fuerza obligatoria, por cualquier razón, todas las demás disposiciones, conservan su fuerza obligatoria, carácter vinculante y generarán todos sus efectos.

Para cualquier efecto legal o judicial, el lugar de las presentes condiciones es la ciudad de Bogotá, República de Colombia, y cualquier controversia que surja de su interpretación o aplicación se someterá a los jueces de la República de Colombia.

10. Procedimiento Para Atención Y Respuesta A Peticiones, Consultas, Quejas Y Reclamos De Los Titulares De Datos Personales

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por TITADSU S.A.S., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a TITADSU S.A.S., a través de los medios indicados más adelante:

• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a TITADSU S.A.S., para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Información respecto del uso que se le ha dado por TITADSU S.A.S., a sus datos personales.
• La corrección o actualización de la información.
• La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
• Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

TITADSU S.A.S, ha dispuesto los siguientes canales de atención al titular para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

• Comunicación Escrita: Calle 80 N. 69 – 70, Parque Empresarial Prosegur, Unidad 19, Bogotá D.C., Colombia.
• Correo Electrónico: gerencia_colombia@titadsu.com.
• Atención Virtual: WhatsApp (+57) 3135173183.
• Línea Telefónica: (+571) 7044545.

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si es una queja o reclamo y estos se presentan incompletos, TITADSU S.A.S. deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a auditoria@titadsu.com de TITADSU S.A.S. en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. Revisión y Actualización de la Política

TITADSU S.A.S. se compromete a realizar una revisión anual o extraordinaria (ante cambios operativos o legales) de esta política para asegurar su idoneidad. Cualquier modificación será divulgada oportunamente a colaboradores y terceros.

12. Vigencia

La presente versión de la política entra en vigencia a partir del 08 de enero de 2026 y tendrá una duración indefinida hasta que se realice una nueva actualización documentada.